KPI – ключевые показатели эффективности – что это такое

Картинка KPI – ключевые показатели эффективности – что это такое

Что означает данная аббревиатура, её применение

KPI – это система определения результатов деятельности предприятия по ключевым показателям.

Оценки их эффективности и прогнозирования дальнейшего изменения этих результатов.

На основе данных полученных в ходе выполнения KPI руководитель может определить текущее состояние фирмы и выработать шаги по улучшению ее финансового состояния.

Предназначение KPI

Система оценки показателей результативности и эффективности работы предприятия была разработана в прошлом веке Питером Друкером. Основное ее предназначение – повысить качество управления предприятием, освободить время менеджеров для решения более важных задач.

Поиск способов стимулирования персонала на более эффективную работу, повышения качества продукции и снижения издержек.

Как применяется

KPI содержит целый комплекс способов анализа финансовой и управленческой информации, методов ее оценки и выработки на ее основе решений.

Следует сразу пояснить, что KPI является инструментом, обеспечивающим успех того или иного предприятия. Но его применение помогает повысить эффективность его работы.

При проведении анализа и оценки KPI менеджер принимает во внимание только ключевые показатели деятельности, такие как:

  • размер выручки;
  • расходы на покупку сырья и материалов;
  • внеплановые расходы;
  • валовая прибыль;
  • чистая прибыль;
  • размер кредиторской задолженности;
  • сумма краткосрочных и долгосрочных займов и их доля в общем объеме поступающих на счета денег;
  • суммарная стоимость активов;
  • сумма свободных денежных средств, имеющихся в распоряжении.

При проведении расчетов менеджер использует финансовую отчетность, планы фирмы, сравнивает их и составляет новый план, основанный на прошлом опыте. В этом и заключается суть внедрения системы KPI, когда планируемые показатели работы основываются не на измышлениях менеджера, а на основе результатов работы предприятия.

Поэтому все показатели относят либо к запаздывающим, либо к опережающим. Запаздывающие – это когда события уже произошли. Например, надо было заказать какого-то товара меньше, так как его плохо покупали.

Но менеджер этого не сделал, то есть он допустил ошибку и израсходовал средства, которые могли бы быть потрачены более эффективно. Опережающие – это когда менеджер, зная, на основе анализа предыдущих данных, строит реалистичные планы, которые дают возможность эффективнее использовать помещения, денежные средства и прочие активы.

Используя ключевые показатели деятельности фирмы, менеджер может сэкономить на тех товарах и услугах, которые не пользуются спросом и увеличить продажи тех, которые приносят максимальную прибыль.

Используя ретроспективный анализ, он может определить, в какие периоды торговля одними товарами приносит максимальную выручку, а в другие нет. Это дает возможность эффективнее использовать помещения фирмы и имеющиеся в распоряжении свободные денежные средства.

Этапы проведения KPI

Проводить KPI частному предпринимателю на маленьком предприятии значительно проще и быстрее. Возможно, это и делает их более эффективными на быстро меняющихся рынках. Но на средних и крупных предприятиях, перед тем как провести анализ и оценку ключевых показателей, менеджер должен обсудить этот вопрос с владельцем (владельцами) бизнеса.

В таких компаниях KPI проводят не отдельные менеджеры, и специализированные отделы. Сам процесс подготовки и проведения в большинстве случаев состоит из следующих этапов:

  1. Согласование плана проведения KPI с советом директоров и владельцами фирмы;
  2. Разработка плана проведения оценки и анализа ключевых показателей. На этом этапе менеджеры определяют объемы данных и источники этих данных;
  3. Проводится сбор и обработка информации. На этом этапе нередко используют специальные компьютерные программы, рассчитываются коэффициенты;
  4. Оценка результатов произведенных расчетов, сравнение их с базовыми или плановыми показателями;
  5. Разработка нового плана. Новый план разрабатывается независимо от того, какой результат был достигнут. Однако он строится с учетом полученных в прошлом результатах. На этом этапе менеджер определяет ошибки, которые были допущены в прошлом, и как их можно исправить;
  6. Обсуждение нового плана с владельцами предприятия и директорами. Новый план не может быть принят менеджером без рассмотрения его на совете.
  7. Внедрение нового плана в производства;
  8. Сравнение полученных результатов с планом.

В дальнейшем этот цикл повторяется снова. То есть в конце исследуемого периода менеджер снова сравнивает полученные в ходе работы предприятия результаты.

Оценивает, насколько эффективной была работа предприятия. При этом сравнивает результаты не только с плановыми, но и с предыдущими результатами.